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科密一卡通之會議簽到管理系統
發布日期:2014-11-18   瀏覽次數:4055

             

   你可曾記得這樣的場景,當參加一些大型會議或活動時,因是手工簽到,我們得等半天在密密麻麻的簽到簿中找到自己的名字完成簽到;而會務組織方也是壓力頗大,在人員組織、會務簽到方面都忙得團團轉。隨之社會活動的日益頻繁,各種大型商務活動層出不窮,依靠過去手工簡單簽到的管理方式顯然已經無法適應時代的需要。專業的會議管理迫切需要一套科學的會議簽到管理系統??泼芤豢ㄍǖ臅h簽到管理系統應運而生。

   科密一卡通的會議簽到管理系統共分五大模塊。

   一、會議室管理模塊

    1、 通過會議室管理模塊,可查詢全部或指定會議室未來一段時間的預訂情況和前一段時間的使用情況;同時能清楚地查詢到會議室的地點、容量及會議室設備。

    2、進行會議室預定。包括會議名稱、會議時間、持續天數、所在會議室、預計參會人數、會議開始時間、會議結束時間、簽到方式、說明信息的錄入和維護。

              

    二、 會前預備模塊 

    管理計算機內保存有公司或所有可能參會人員的個人檔案:編號、姓名、身份證號、單位、職位等。這些資料在第一次安裝系統后可一次性錄入,再依據后續的情況進行人員增減。每次會議舉行前,會議工作人員應提前將參會人員資料輸入管理計算機,工作人員以此資料進行發卡準備。 

    三、會議卡發卡模塊 

    發卡子系統進行發卡操作時可分為預先發卡和即時發卡。會前按照參會人員名單進行發卡,之后即可將卡片由相關機構下發。已收到會議卡的參會人員到達會場后,直接在會議簽到器前刷卡即可完成簽到操作。由于特殊原因未收到參會卡或代替出席會議者可出示相關資料后由會場工作人員依據以上資料進行補發卡或手工簽到。會議工作人員可根據來人提供的資料在發卡計算機內按姓名、單位等逐個查詢,也可以輸入關鍵字(例如姓氏等)快速查找,找到后,不需要再錄入資料,可直接發放參會卡。

   四、簽到模塊 

   會議簽到器處于脫機狀態也可直接簽到,或忘帶簽到卡也可利用姓名等關鍵字直接在管理計算機手工簽卡。參會人員在簽到器前出示參會卡,簽到器將記錄參會人員簽到時間、姓名、職務等信息,操作簡單。

              

   五、統計模塊 

   會議結束后,簽到管理計算機可準確提供參會人員出席情況報表:

   1、會議出席報表:內容包括應出席、實出席、遲到、請假、缺席人數以及姓名、編號、單位等信息。 

   2、遲到人員明細報表:包括姓名、單位、打卡時間、類別等。 

   3、請假人員明細報表:包括姓名、單位、編號、類別等。缺席人員明細報表:包括姓名、單位、編號、類別等在簽到管理設備方面,可根據需要使用專業的會議簽到設備或考勤機進行操作。

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